GIẢI PHÁP PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP CMS

Thứ tư, 19/03/2014, 15:19 GMT+7

Nội dung trình bày:

-         Đặc điểm chung của hệ thống CMS.

-         Giải pháp tổng thể hệ thống điện toán CMS.

-         Qui trình và tiến độ thực hiện.

-         Hướng dẫn, thời gian thực hiện và bảo hành.

 

CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CMS

     Địa chỉ:  47/97  Nguyễn Hữu Tiến, P.Tây Thạnh, Q.Tân Phú, TP.HCM

     Hotline: 0939 788 788

     Email: thongtumoi@gmail.com

 

GIẢI PHÁP PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP CMS

 
   

Nội dung trình bày:

-         Đặc điểm chung của hệ thống CMS.

-         Giải pháp tổng thể hệ thống điện toán CMS.

-         Qui trình và tiến độ thực hiện.

-         Hướng dẫn, thời gian thực hiện và bảo hành.

 

I.ĐẶC ĐIỂM CHUNG:

Hệ thống phần mềm CMS (CorporateManagement Software) được phát triển theo tiêu chuẩn quản lý quốc tế ERP (Enterprise Resource Planning). Toàn hệ thống được chia thành nhiều phân hệ chức năng, mỗi phân hệ xử lý những nghiệp vụ chuyên biệt đáp ứng việc quản lý cho từng bộ phận trong doanh nghiệp. Song số liệu của từng phân hệ được chia sẻ với nhau một cách hợp lý và trở thành một hệ thống quản lý thống nhất.

     Hệ thống CMS đáp ứng nhu cầu quản lý doanh nghiệp một cách toàn diện, tất cả nhân viên thuộc các phòng ban đều có thể sử dụng phần mềm để quản lý thông tin. Ban lãnh đạo có thể tổng hợp nguồn thông tin từ các phòng ban một cách nhanh chóng, chính xác đáp ứng nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh một cách thiết thực. Đồng thời giảm thiểu nguồn nhân sự một cách đáng kể nhưng vẫn đáp ứng tốt cho việc quản lý doanh nghiệp.

CMS hoạt động trên môi trường nhiều người dùng gồm nhiều máy tính cùng hoạt động, phân quyền theo chức năng riêng biệt đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin trong toàn hệ thống.

CMS quản lý các giao dịch theo 2 loại tiền tệ song hành là USDVND, hệ thống tự động kết chuyển chênh lệch tỷ giá trên mỗi giao dịch hoặc cuối kỳ kế toán. Ngoài ra hệ thống còn cho phép quản lý được nhiều loại ngoại tệ khác. Chức năng này đặc biệt cần thiết đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

CMS hỗ trợ giao diện nhập liệu gọn nhẹ, thông minh và dễ sử dụng. Hệ thống báo biểu được tổ chức khá đầy đủ, rõ ràng và dễ tham khảo. Ngoài ra người dùng có thể chọn một trong các ngôn ngữ hệ thống hỗ trợ: tiếng Anh, tiếng Việt hoặc tiếng Hoa.

CMS được xây dựng dựa trên nền tảng quản lý chung nhất của các doanh nghiệp hoạt động trong mọi lĩnh vực khác nhau. Vì vậy để áp dụng cho từng doanh nghiệp cụ thể hệ thống cần phải thay đổi hoặc bổ sung thêm những tính năng cho phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

CMS được xây dựng trên công cụ lập trình của Microsoft nên tất cả các báo biểu đều có thể xuất ra Excel.

 

II. GIẢI PHÁP TỔNG THỂ HỆ THỐNG:

Hệ thống chương trình điện toán dự trù thiết kế và cài đặt tại công ty phải giải quyết được các vấn đề chính sau:

-         Đáp ứng được nhu cầu quản lý trước mắt, cũng như lâu dài của Công ty trong suốt quá trình phát triển trong tương lai.

-         Phân quyền người dùng theo từng chức năng ứng với từng module khác nhau, phù hợp với yêu cầu thực tế công việc, đảm bảo tính an toàn bảo mật các thông tin.

-         Hệ thống được thiết kế dựa trên yêu cầu quản lý thực tế của doanh nghiệp vì vậy các chức năng của hệ thống rất gần gũi với người dùng và dễ sử dụng.

 

* Các tính năng căn bản nhất được hệ thống CMS hỗ trợ như sau:

-         Hệ thống cho phép phân khu vực khách hàng và loại khách hàng.

-         Phân nhân viên kinh doanh phụ trách đến từng khách hàng.

-         Tổ chức theo mô hình nhiều kho ứng với nhiều địa điểm chứa hàng và quản lý nguyên vật liệu sản xuất, sản phẩm, hàng hoá cũng theo mô hình nhiều kho.

-          Cho phép quản lý nguyên vật liệu sản xuất, sản phẩm, hàng hoá theo nhiều đơn vị tính; quản lý thông tin hàng hóa theo nhiều chỉ tiêu như: theo kiểu, theo màu sắc, theo kích cỡ, … Đặc biệt, hệ thống cho phép người dùng tự thiết lập mã bộ ứng với nhiều chi tiết sản phẩm.

-         Cho phép quản lý hàng hoá chi tiết đến từng màu, size, cuộn, lô hàng, …vv.

-         Cho phép theo dõi thông tin đặt hàng của khách hàng, thực hiện sản xuất theo đơn đặt hàng và kiểm soát quá trình giao hàng như số lượng mặt hàng cần giao, đã giao và còn lại phải giao.

-         Cho phép người dùng chọn một trong các phương pháp tính giá vốn hàng xuất: Bình quân gia quyền, đích danh, FIFO, LIFO.

-         Kiểm soát công nợ khách hàng chi tiết đến từng mặt hàng của các chứng từ nhập xuất. Hệ thống đặc biệt quan tâm đến vấn đề kiểm soát công nợ khách hàng.

-         Hệ thống giải quyết tốt các vấn đề về hoá đơn: Nhiều phiếu nhập xuất ứng với một hoá đơn, hoá đơn giao sau phiếu nhập xuất và kiểm soát hoá đơn đã giao hoặc chưa giao.

-         Hệ thống cho phép in hóa đơn đặc thù hoặc hóa đơn của bộ tài chính bằng phần mềm.

-         Hệ thống tự động định khoản các giao dịch phát sinh từ phân hệ kho hàng bao gồm các giao dịch sau: Nhập kho (nhập mua vật tư trong nước, nhập khẩu vật tư, nhập kho thành phẩm, nhập kho bán thành phẩm, nhập phế liệu, ...vv) và các nghiệp vụ xuất kho (Xuất thành phẩm bán, xuất vật tư sản xuất, bán thành phẩm sản xuất, …vv)

-         Hệ thống cho phép theo dõi công nợ khách hàng chi tiết đến từng lần giao hàng và phân tích tuổi nợ khách hàng đến từng lần giao nhận hàng. Hệ thống cho phép theo dõi nợ phải thu phải trả của đơn vị giao dịch riêng biệt với đơn vị xuất và nhận hóa đơn.

-         Hệ thống tự động định khoản vào kế toán các giao dịch phát sinh sau: Nhập kho, xuất kho, giá vốn hàng xuất, bảng lương và khấu hao tài sản.

-         Quản lý các giao dịch tăng giảm tài sản cố định, cho phép thay đổi tình trạng của tài sản như: chuyển bộ phận, lưu kho, cho xử lý…vv. Tự động trích khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ. Hệ thống cho phép kiểm soát việc tăng giảm tài sản theo số lượng tài sản ứng với một chủng loại, vấn đề này làm giảm tối thiểu danh sách tài sản trong hệ thống và tiện theo dõi.

-         Hệ thống cho phép quản lý nhân sự, chấm công và tính lương.

-         Hệ thống cho phép lập báo cáo trên phần mềm bằng hai ngôn ngữ riêng biệt hoặc cả hai ngôn ngữ trên cùng một hệ thống báo cáo.

-         Hệ thống tự động tập hợp chi phí sản xuất chung và riêng cấu hình nên giá thành sản phẩm ở từng phân xưởng sản xuất. Việc tính giá thành sản phẩm được thực hiện theo yêu cầu của doanh nghiệp.

-         Tự động tập hợp chi phí tiền lương, chi phí trích khấu hao tài sản và các chi phí sản xuất khác. Phân bổ chi phí theo tiêu thức do người sử dụng định nghĩa và tính giá thành sản phẩm chính xác đến từng công đoạn sản xuất. Ngoài ra doanh nghiệp có thể yêu cầu thay đổi phương pháp tính giá thành cho phù hợp với yêu cầu thực tế của doanh nghiệp.

-         Các giao dịch kho phải tương thích với các Module khác trong toàn hệ thống để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, tính giá thành sản phẩm và quản lý công nợ khách hàng chi tiết đến từng hoá đơn giao nhận hàng.

-         Hệ thống tự động định khoản các phát sinh từ phân hệ: Kho hàng và Tiền lương.

-         Hệ thống cho phép tính giá thành sản phẩm chính xác đến từng đơn đặt hàng.

-         Quản lý kế toán tài chính (Tiền mặt, tiền gửi, công nợ, doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh, báo cáo thuế).

 

1.   Phân hệ Quản lý đơn hàng (Phục vụ cho bộ phận kinh doanh):

a)      Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng và làm báo giá:

-         Xác định nhu cầu mua hàng của khách hàng, cập nhật các thông tin của khách hàng như: tên, địa chỉ, số điện thoại, fax, Email, người giao dịch, … và cập nhật các thông tin của đơn hàng như: tên hàng, size, số lượng, ngày nhận đơn đặt hàng, ngày giao hàng, …

-         Làm báo giá cho khách hàng dựa trên  những yêu cầu ở trên, các thông tin của bảng báo giá bao gồm: số yêu cầu, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, fax, tên hàng, size, số lượng, trọng lượng, giá cả, ngày nhận đơn đặt hàng và ngày giao hàng.

Sau khi khách hàng chấp nhận báo giá, hệ thống sẽ chuyển sang giai đoạn tiến hành thực hiện đơn đặt hàng.

b) Đơn đặt hàng bán (Sale Order) và lập yêu cầu sản xuất theo đơn hàng:

-         Thông tin từ đơn đặt hàng bán (S/O) sẽ được lấy từ bảng báo giá hoặc có thể nhập trực tiếp từ bàn phím vào hệ thống tùy thuộc vào cách thức sử dụng của công ty. Đơn hàng phải thể hiện được các thông tin sau: tên khách hàng, ngày đặt hàng, thời điểm nhận và giao hàng, địa điểm, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, tên hàng, size, số lượng, giá cả, …

-         Cho phép kiểm tra số lượng yêu cầu của từng đơn hàng với lượng hàng tồn trong kho để có kế hoạch giao hàng hoặc lập yêu cầu sản xuất trình quản lý duyệt và gửi bộ phận kế hoạch sản xuất (Đối với danh nghiệp sản xuất theo đơn hàng thì không cần tham chiếu hàng tồn kho).

-         Hệ thống tự động tính toán lượng hàng có thể giao cho khách là lượng hàng tồn kho trừ lượng hàng khách hàng đã đặt theo thứ tự ưu tiên về thời gian giao hàng (Đối với danh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng thì không cần).

-         Theo dõi được tiến độ giao hàng, lượng hàng cần phải giao tiếp cho từng đơn hàng. Đồng thời có thể theo dõi công nợ tổng hợp hoặc chi tiết đến từng lần giao hàng ứng với mỗi khách hàng.

c) Giao hàng (Delivery Order):

-         Chức năng có thể được sử dụng ở phân hệ quản lý đơn hàng thông qua phiếu giao hàng hoặc từ bộ phận kho thông qua phiếu xuất kho. Chức năng này cho phép công ty lựa chọn sao cho phù hợp với mô hình quản lý.

-         Việc giao hàng phải tương ứng với từng đơn hàng để kiểm soát quá trình giao hàng, cho phép ta biết được lượng hàng có đủ để giao hay không, thời gian giao hàng cho những lần tiếp theo.

-         Chức năng giao hàng cho phép in ra phiếu giao cho khách, lệnh xuất kho gửi bộ phận kho và packing list (Đối với xuất khẩu).

-         Việc cập nhật hóa đơn cho phiếu giao hàng thông qua bộ phận kế toán và có thể in hóa đơn đặc thù thông qua chức năng này.

d) Đơn đặt hàng mua (Purchase Order):

-         Tiếp nhận yêu cầu cung ứng vật tư của bộ phận kho.

-         Thiết lậpđơn hàng mua vật tư, hàng hóa (Purchase order) theo một hoặc nhiều phiếu yêu cầu cung ứng vật tư. Thông tin về đơn hàng được mô tả chi tiết theo chuẩn loại nguyên liệu, thời gian, địa điểm giao nhận, số lượng, đơn giá, …vv.

-         Việc nhận hàng của bộ phận kho phải theo đơn đặt hàng nhằm theo dõi được tiến độ nhận hàng, lượng hàng cần phải nhận tiếp cho từng đơn hàng. Đồng thời có thể theo dõi công nợ phải trả tổng hợp hoặc chi tiết đến từng lần nhận hàng ứng với từng nhà cung cấp.

 

Ở phân hệ chức năng này có tổ chức nhiều hệ thống báo cáo phân tích doanh thu theo khu  vực khách hàng, chuẩn loại hàng hóa và nhân viên kinh doanh. Ngoài ra có thể bổ sung thêm cho doanh nghiệp những báo cáo theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

 

2.   Phân hệ lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Phục vụ cho bộ phận kế hoạch sản xuất và quản lý sản xuất):

-         Cho phép thiết lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu chi tiết đến từng công đoạn sản xuất của từng sản phẩm.

-         Tiếp nhận yêu cầu sản xuất từ bộ phận kinh doanh sau khi đã được duyệt.

-         Lập lệnh sản xuất (Work sheet) cho từng mặt hàng của từng yêu cầu sản xuất và thiết lập công đoạn sản xuất mà sản phẩm này đi qua. Tham chiếu với định mức vật tư đã lập để tính lượng vật tư tiêu hao ứng với từng lệnh sản xuất.

-         Một lệnh sản xuất hoàn chỉnh phải thể hiện đầy đủ các thông tin chính sau: lệnh số, ngày phát lệnh, ngày thực hiện, ngày hoàn thành, ngày giao hàng, khách hàng, số đơn hàng, mặt hàng, số lượng yêu cầu, số lượng thực hiện, các công đoạn sản phẩm đi qua, …vv.

-         Có thể in lệnh sản xuất gửi cho bộ phận sản xuất và yêu cầu vật tư cần sản xuất gửi bộ phận kho. Đồng thời cho phép in kế hoặc sản xuất theo đơn đặt hàng hoặc kế hoạch sản xuất theo mốc thời gian.

-         Có thể so sánh được lượng vật tư thực tế sản xuất và lượng vật tư tính theo định mức nhằm mục đích hoàn thiện bộ định mức cho công ty. (Đối với trường hợp sản xuất theo mẫu hàng khách yêu cầu thì vấn đề này là rất khó).

-         Vấn đề quan trọng đối với phân hệ chương trình này là: theo dõi được tiến độ sản xuất, theo dõi lượng bán thành phẩm đang tồn tại các công đoạn sản xuất, đánh giá chất lượng sản phẩm, chấm công và tính lương sản phẩm cho nhân công.

-         Cách tổ chức thực hiện như sau :

o       Thống kê số lượng hoàn thành của từng nhân công tham gia sản xuất ở từng công đoạn sản xuất.

o       Đánh giá chất lượng sản phẩm hoàn thành sau mỗi công đoạn sản xuất.

o       Thống kê số lượng nhận từ công đoạn trước, giao cho công đoạn sau và hao hụt tại mỗi công đoạn.

-         Hệ thống tổ chức rất nhiều báo biểu phục vụ cho quản lý sản xuất như: tiến độ sản xuất, so sánh thực tế với định mức thời gian hoàn thành một lệnh sản xuất, số lượng bán thành phẩm tồn tại các công đoạn sản xuất, số lượng sản phẩm hoàn thành của mỗi nhân công hay nhóm nhân công, thống kê lượng vật tư tiêu hao theo lệnh sản xuất, báo cáo so sánh định mức với thực tế tiêu hao nguyên vật liệu, hao hụt trong sản xuất, …vv.

-         Ngoài ra có thể tổ chức thêm báo cáo theo yêu cầu quản lý của khách hàng.

      * Phân hệ chương trình này được làm theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

 

3.   Chức năng Quản lý Kho hàng (Phục vụ cho bộ phận Kho và Kế toán):

-         Tổ chức theo mô hình nhiều kho ứng với nhiều địa điểm chứa hàng và quản lý nguyên vật liệu sản xuất, sản phẩm, hàng hóa cũng theo mô hình nhiều kho.

-         Cho phép quản lý nguyên vật liệu sản xuất, sản phẩm, hàng hóa theo nhiều đơn vị tính.

-         Cho phép người dùng chọn một trong các phương pháp tính giá vốn hàng xuất: Bình quân gia quyền, đích danh, FIFO hoặc LIFO.

-         Cho phép thực hiện các nghiệp vụ nhập kho: Nhập mua, nhập khẩu, nhập do khách hàng trả, nhập khuyến mãi, nhập kho thành phẩm, bán thành phẩm, …vv. Việc cập nhập hóa đơn đầu vào cho chứng từ nhập kho có thể được cập nhật lúc làm phiếu nhập kho.

-         Cho phép thực hiện các nghiệp vụ xuất kho: xuất bán, xuất trả, xuất khuyến mãi, xuất khẩu, xuất phí, xuất gia công, xuất sản xuất, …vv. Việc cập nhập hóa đơn đầu ra cho chứng từ xuất kho có thể được cập nhật lúc làm phiếu xuất kho và in hóa đơn đặc thù cho khách hàng.

-         Cho phép người dùng tự định nghĩa các nghiệp vụ nhập xuất phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Và cũng là cơ sở để hệ thống tự động định khoản vào phân hệ Kế toán ứng với các tài khoản thích hợp (Nhân viên sử dụng kho không cần hiểu nghiệp vụ kế toán), lên công nợ khách hàng chi tiết đến từng giao dịch nhập xuất hàng.

-         Trong trường hợp doanh nghiệp có sử dụng phân hệ quản lý Đơn hàng của phần mềm I.FAS thì việc nhập kho theo đơn đặt hàng mua (Purchase Order) và xuất kho theo đơn đặt hàng bán (Sale Order) hoặc phiếu giao hàng (Delivery Order), là cơ sở để kiểm soát quá trình giao nhận hàng theo đơn hàng.

-         Hệ thống cho phép người dùng thực hiện các nghiệp vụ xuất vật tư gia công ngoài và nhập thành phẩm gia công ngoài bao gồm đơn giá gia công.

-         Hệ thống cho phép thiết lập bảng giá ứng với từng khách hàng hoặc nhóm khách hàng khác nhau.

-         Hệ thống cho phép kiểm soát doanh số bán hàng và tính hoa hồng cho từng nhân viên.

-         Hệ thống tổ chức đầy đủ các báo cáo cần thiết cho quản lý như: Thống kê nhập kho, thống kê xuất kho, tổng hợp nhập xuất tồn, báo cáo tồn kho, thẻ kho, tổng hợp bán hàng, doanh số bán hàng, doanh số bán hàng theo nhân viên, …vv. Ngoài ra hệ thống còn có thể bổ sung báo biểu phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty.

 

4.  Quản lý nhân sự, tiền lương (Phục vụ cho bộ phận hành chính):

a. Quản lý nhân sự:

-         Quản lý chi tiết lý lịch của từng nhân viên bao gồm: Họ tên, nguyên quán, chứng minh nhân dân, địa chỉ thường trú, địa chỉ tạm trú, ngày bắt đầu làm việc, bộ phận, chức vụ, bằng cấp, trình độ, thân nhân, mức lương, …vv.

-         Cho phép quản lý nhân viên theo từng bộ phận, chức vụ, khu vực làm việc, …vv.

-         Quản lý quá trình tuyển dụng của ứng cử viên bao gồm: Thông tin hồ sơ chi tiết của ứng viên, trình độ, bằng cấp, lĩnh vực chuyên môn, các lần phỏng vấn, kết quả phỏng vấn, …vv. Cho phép quản lý quá trình đào tạo cho nhân viên.

-         Cho phép lưu trữ thông tin hợp đồng lao động cho từng nhân viên và in hợp đồng lao động. Hệ thống tự động nhắc nhở đối với nhân viên đến hạn ký Hợp đồng lao động hoặc gia hạn Hợp đồng.

-         Hỗ trợ nhiều chức năng quản lý nhân sự một cách hiệu quả như: Cho phép chuyển phòng ban, chuyển chức vụ, đi công tác, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ phép, nghỉ việc.

-         Cập nhật thông tin nghỉ phép của nhân viên, lý do nghỉ phép, nghỉ phép không lương. Hệ thống tự nhắc nhở đối với nhân viên nghỉ phép vượt quá ngày quy định.

-         Hỗ trợ chức năng cho phép tham gia đào tạo và quá trình đào tạo cho nhân viên.

-         Quản lý quá trình làm việc của nhân viên như việc thay đổi phòng ban chức vụ, chuyển khu vực làm việc, thay đổi mức lương, quá trình đào tạo, …vv.

-         Hỗ trợ nhiều chức năng tìm kiếm thông tin nhân viên một cách thích hợp, phục vụ tốt cho việc quản lý của bộ phận nhân sự và ban giám đốc.

-         Hệ thống hỗ trợ đầy đủ báo cáo quản lý nhân sự: Thông tin chi tiết của từng nhân viên, báo cáo cho tình trạng sử dụng lao động, quá trình công tác, quá trình tăng giảm lương, thời hạn hợp đồng lao động …vv. Ngoài ra người dùng có thể yêu cầu bổ sung báo cáo cho phù hợp với tình hình quản lý của doanh nghiệp.

b. Chấm công và tính lương:

-         Cho phép thiết lập hệ số lương, mức thu nhập, lương đóng bảo hiểm, đơn giá tiền lương theo sản phẩm và các khoản phụ cấp cho từng nhân viên.

-         Hệ thống hỗ trợ các hình thức chấm công theo thời gian như sau: Sử dụng máy quét thẻ nhân viên, người dùng tự nhập dữ liệu từ bảng chấm công giờ vào, giờ ra, giờ tăng ca của từng này làm việc hoặc chỉ nhập những ngày nghỉ hệ thống tự tính số ngày làm việc.

-         Hệ thống hỗ trợ các hình thức chấm công theo sản phẩm như sau: nhận số liệu thống kê từ phân hệ “Quản lý sản xuất” hoặc tự nhập số lượng hoàn thành của từng nhân viên ứng với từng công đoạn sản xuất.

-         Hệ thống cho phép người dùng thay đổi mức lương, công thức tính lương, công thức tính bảo hiểm, tăng ca, thuế thu nhập và các khoản phụ cấp. Việc thay đổi này sẽ không ảnh hưởng đến dữ liệu tiền lương trước đó.

-         Sau khi tập hợp đầy đủ dữ liệu liên quan đến tiền lương và theo công thức tính lương màngười dùng đã thiết lập trên phần mềm, hệ thống cho phép người dùng tạo ra một trong hai bảng lương sau hoặc cả hai:

o       Bảng lương thời gian: Tập hợp thời gian làm việc của nhân viên, lương cơ bản, các khoản phụ cấp, tăng ca, các khoản thưởng phạt, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, tạm ứng, thuế thu nhập, …vv.

o       Bảng lương theo sản phẩm: Tập số lượng sản phẩm hoàn thành của từng nhân viên ứng với từng công đoạn sản xuất, lương cơ bản, lương theo sản phẩm, các chế độ phụ cấp, các khoản thưởng phạt, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế thuế thu nhập.,…vv

-         Cho phép in bảng lương cá nhân, bảng tổng hợp tiền lương theo từng bộ phận, bảng lương nhân viên ký và bảng lương nộp cơ quan thuế.

c. Quản lý bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân:

-         Cho phép thực hiện tham gia bảo hiểm cho từng nhân viên, cập nhập các thông số : KCB, Sổ BH và in hợp đồng lao động cho nhân viên.

-         Cho phép thay đổi mức lương tính bảo hiểm và kiểm soát biến động nhân sự đối với cơ quan bảo hiểm.

-         Hỗ trợ công cụ kiểm soát quá trình tham gia bảo hiểm trong suốt quá trình làm việc tại công ty.

-         Hệ thống cho phép lập quyết toán thuế thu nhập cá nhân hằng tháng và quyết toán thuế thu nhập hàng năm của từng nhân viên có thu nhập cao đối với cơ quan thuế.

-         Hỗ trợ đầy đủ sổ sách liên quan đến bảo hiểm của nhân viên, người sử dụng có thể in báo  biểu bằng phần mềm để nộp cho cơ quan bảo hiểm.

 

5.  Quản lý Kế toán tài chính (Là phân hệ chương trình chính, phục vụ Kế toán):

­          Cho phép thực hiện các nghiệp vụ kế toán tài chính như thu chi tiền hàng ngày bao gồm tiền mặt và tiền gửi theo nhiều loại ngoại tệ khác nhau.

­          Cho phép thiết lập kế hoạch thu chi và duyệt trước khi thực hiện thu chi.

­          Có thể phát hành phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi trực tiếp bằng phần mềm.

­          Cho phép quản lý tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi tại mọi thời điểm phát sinh giao dịch.

­          Hệ thống quản lý thông tin khách hàng chi tiết đến từng khu vực khách hàng, loại hình kinh doanh, quận, tỉnh thành phố và quốc gia.

-         Hệ thống lập công nợ phải thu và phải trả cho khách hàng sau khi thực hiện nghiệp vụ nhập xuất hàng hóa. Thông tin về công nợ chi tiết đến từng lần giao hàng là: Số hóa đơn, ngày hóa đơn (Cũng có thể là số phiếu giao hàng và ngày giao), số lượng hàng, tổng tiền, ngày hẹn thanh toán.

-         Khi thực hiện các nghiệp vụ thu chi người dùng phải chọn thu hay chi cho chứng từ công nợ tương ứng, trong trường hợp người thu tiền không biết khách trả cho chứng từ nào thì gõ vào số tiền thu, chương trình tự động trừ những chứng từ nợ trước.

-         Hệ thống hỗ trợ đầy đủ các báo cáo công nợ như: Bảng công nợ tổng hợp, công nợ chi tiết, bảng phân tích tuổi nợ khách hàng và đối chiếu công nợ. Hệ thống đặc biệt quan tâm đến vấn đề kiểm soát công nợ khách hàng.

-         Đối với trường hợp nhập khẩu hệ thống tự tách biệt rõ công nợ phải trả nhà cung cấp và công nợ thuế nhập khẩu đối với cơ quan thuế.

­          Cho phép thực hiện các bút toán tổng hợp, bút toán điều chỉnh và tự động định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ các phân hệ quản lý khác như: Phân hệ quản lý Kho, Đơn hàng, Tài sản Cố định, Nhân sự tiền Lương nếu doanh nghiệp có chọn cài đặt toàn bộ phân hệ chức năng của hệ thống phần mềm I.FAS.

­          Hệ thống cho phép phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn (TK142) và chi phí trả trước dài hạn (TK242) theo tỷ lệ phân bổ mà người dùng đã định nghĩa.

­          Hệ thống tự động kết chuyển chênh lệch tỷ giá hối đoái chi tiết đến từng giao dịch phát sinh có ngoại tệ tại thời điểm và cuối kỳ.

­          Hệ thống tự động tập hợp chi phí sản xuất chung và riêng cấu hình nên giá thành sản phẩm ở từng phân xưởng sản xuất.

­          Cho phép khóa sổ cuối kỳ, tự động thực hiện các bút toán kết chuyển lãi lỗ, chuyển số dư tài khoản, kết chuyển các số dư tài khoản sang kỳ sau. Các kỳ kế toán đã khoá sổ sẽ từ chối người sử dụng thay đổi, chỉnh sửa dữ liệu tháng đã được khóa trừ người có quyền điều hành.

­          Cho phép người dùng thay đổi niên độ tài chính theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

­          Hệ thống báo cáo hỗ trợ:

o       Hệ thống các báo cáo thuế: Bảng kê hàng hoá mua vào, bán ra theo từng tỷ lệ % thuế, tự động kết chuyển thuế đầu vào, thuế bán ra và lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng.

o       Sổ sách kế toán: cho phép người dùng chọn lựa một trong các hình thức kế toán: Nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, nhật ký sổ cái, …vv. Hệ thống sổ sách kế toán được cung cấp đầy đủ như: Nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản, sổ quỹ, sổ công nợ, …vv và luôn cập nhật các thông tư mới của bộ tài chính.

o       Báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ, cân đối phát sinh sau khoá sổ theo tháng, quý và năm. Các báo cáo này cũng luôn cập nhật các thông tư mới của bộ tài chính.

o       Báo cáo phân tích nội bộ: Cho phép nhân viên kế toán tự lập bảng phân tích tài chính bằng phần mềm theo những chỉ tiêu của ban lãnh đạo công ty yêu cầu mà không theomẫu báo cáo tài chính của cơ quan thuế. Hệ thống báo cáo so sánh giữa các kỳ kinh doanh.

 

6.  Tính giá thành sản phẩm:

-         Hệ thống tự động tập hợp chi phí chung và riêng cấu hình nên giá thành sản phẩm và kết chuyển về tài khoản chi phí sản xuất dở dang.

-         Sau khi tính giá thành sản phẩm chương trình tự động kết chuyển chi phí sản xuất trong kỳ về tài khoản giá vốn thành phẩm.

-         Tính giá thành sản phẩm theo các phương pháp đã có sẵn như:

+ Định mức tiêu hao nguyên vật liệu (Định mức số lượng, trị giá chương trình tự tính theo phương pháp tính giá vốn hàng xuất hiện tại của doanh nghiệp): phân bổ chi phí chung và riêng theo định mức.

+ Nguyên vật liệu trực tiếp: Xuất vật tư sản xuất chi tiết đến từng thành phẩm, bán thành phẩm. Chương trình tự động tập hợp chi phí đến từng thành phẩm và phân bổ chi phí riêng theo tiêu thức nguyên liệu trực tiếp.

+ Nhân công trực tiếp: Phù hợp với những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực gia công may mặc, tổ chức chấm công sản phẩm của từng nhân công ở từng công đoạn sản xuất ứng với từng sản phẩm. Phân bổ chi phí sản xuất khác theo chi phí nhân công.

+ Nguyên liệu trực tiếp và nhân công trực tiếp: Xuất vật tư đến từng thành phẩm, bán thành phẩm và tính lương theo sản phẩm ứng với từng công đoạn sản xuất. Chương trình tự động tập hợp cả hai chi phí này cấu hình nên giá thành và phân bổ chi phí khác theo tổng hai loại chi phí ứng với từng thành phẩm.

+ Ngoài ra đối với những doanh nghiệp không thể chọn một trong các cách tính giá thành trên thì dùng phương pháp tính tỷ lệ hoặc tính theo doanh thu của từng sản phẩm. Hai cách tính giá thành này cũng chỉ là để đối phó.

-         Tất cả các phương pháp trên đều có thể tính giá thành chi tiết đến từng đơn hàng thông qua việc xuất vật tư sản đến từng đơn đặt hàng đưa vào sản xuất. Trong trường hợp này người dùng cần phải thiết lập đơn hàng trước khi sản xuất.

-         Phân hệ chức năng này thường được tổ chức theo mô hình đặc thù của từng doanh nghiệp, đối với những doanh nghiệp có mô hình sản xuất quy mô và sản phẩm đi qua nhiều công đoạn sản xuất thì để tính được giá thành một cách chính xác thông thường phải khảo sát trước và thống nhất trước khi thực hiện.

* Ghi chú:

-         Phần mềm này không giới hạn số máy chạy chương trình trong mạng nội bộ.

-         Doanh nghiệp có thể không chọn cài đặt một trong các phân hệ chương trình vẫn không ảnh hưởng đến toàn hệ thống.

 

III.QUI TRÌNH VÀ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN:

1. Qui trình thực hiện :

-         Có 01 ngày khảo sát tình hình thực tế của doanh nghiệp.

-         05 ngày tiếp theo sẽ soạn lại giải pháp và thống nhất giải pháp thực hiện.

-         Sau khi thống nhất giải pháp và chi phí thực hiện sẽ tiến hành ký kết hợp đồng.

2. Tiến độ thực hiện :

-         05 sau khi ký hợp đồng sẽ tiến hành cài đặt phần mềm.

-         Trong vòng 10 ngày tiếp bên cung cấp phần mềm sẽ tiến hành hướng dẫn, cung cấp tài liệu hướng dẫn và bổ sung những thiếu sót nếu có.

-         Và 20 ngày tiếp theo sẽ tiến hành kiểm tra tính đúng đắn của số liệu và tiến hành ký nghiệm thu hợp đồng.

 

IV. HƯỚNG DẪN, BẢO HÀNH CHƯƠNG TRÌNH:

            1/ Cài đặt và hướng dẫn sử dụng chương trình:

-         Hướng dẫn sử dụng được thực hiện trong quá trình chuyển giao từng Module cho từng nhóm hay từng nhân viên có nhiệm vụ vận hành từng Module theo yêu cầu của bên mua chương trình cho đến khi sử dụng thành thạo các thao tác trên chương trình.

-         Hệ thống chạy trên mạng nội bộ theo mô hình Client /Server ở tất cả các phòng ban có sử dụng các Module của chương trình.

2/ Bảo hành chương trình:

-         Bảo hành 12 tháng các chức năng của chương trình.

-         Việc chỉnh sửa các hỏng hóc sẽ được thực hiện không quá 24 giờ kể từ khi nhận được tin.

-         Không tính chi phí đi lại liên quan đến việc bảo hành hệ thống.

 

CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CMS

     Địa chỉ:  47/97  Nguyễn Hữu Tiến, P.Tây Thạnh, Q.Tân Phú, TP.HCM

     Hotline: 0939 788 788

     Email: thongtumoi@gmail.com